Archiviazione in ufficio: vantaggi e limiti delle pendrive

Archiviare documenti importanti in ufficio è sicuramente uno degli aspetti fondamentali e al giorno d’oggi fortunatamente non esistono solamente i soliti raccoglitori per fare questa operazione delicata ma anche dei dispositivi informatici: le famose pendrive.

Sono moltissime le persone che si sono convertite alle pendrive per l’archiviazione di documenti in ufficio ed effettivamente queste soluzioni permettono di catalogare in modo semplice e veloce qualsiasi tipo di documento. In alcuni casi, però, scegliere esclusivamente questo metodo per archiviare le informazioni potrebbe rivelarsi pericoloso: vediamo quindi vantaggi e limiti delle pendrive.

Vantaggi dell’archiviazione con le pendrive

Le chiavette sono in sostanza degli spazi di memoria in cui possono essere immagazzinate moltissime informazioni: al giorno d’oggi si trovano di tutti i tipi e di tutte le forme ma l’aspetto più importante da valutare nella scelta di questi oggetti è lo spazio disponibile. Se necessitate di raccogliere fotografie o elementi grafici che hanno un determinato peso, vi conviene acquistare una pendrive più capiente, mentre per dei semplici documenti in formato word vi basterà molto meno spazio a disposizione. Vediamo quali sono i vantaggi di questi dispositivi:

  • Permettono di archiviare file direttamente dal pc, senza doverli stampare, quindi si risparmia parecchia carta e inchiostro;
  • Hanno dimensioni ridotte e possono essere trasportate ovunque perché leggerissime e davvero pochissimo ingombranti;
  • Sono sicure, a differenza della carta che rischia di deteriorarsi o rovinarsi;
  • Hanno costi ridotti.

Limiti dell’archiviazione con le pendrive

Sicuramente le chiavette usb rappresentano una risorsa molto utile, ma se dovete archiviare documenti particolarmente importanti conviene utilizzare anche i tradizionali raccoglitori. Vediamo perché.

  • Potrebbero danneggiarsi se il pc nel quale vengono inserite contiene virus;
  • Potrebbero essere perse perché sono piccolissime;
  • Potrebbero presentare problemi di incompatibilità con alcuni pc;

Conclusioni

Le pendrive sono quindi molto utili in parecchi casi, ma non sono sicure al 100%. Il nostro consiglio è quello di utilizzarle per creare backup di documenti importanti ma conservare anche i formati cartacei, in modo da avere due archivi, tra cui uno digitale. I fogli ed i portadocumenti continueranno ad essere impiegati moltissimo, perché la carta, alla resa dei conti, è ancora insostituibile.